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Mit Benchmarking kontinuierlich den Markt vergleichen: Am Referenzbeispiel wachsen
Mit Benchmarking gelingt der Vergleich mit anderen Unternehmen, um damit das eigene Wirtschaften zu optimieren. Im Ergebnis erhalten Sie die für Ihr Unternehmen ideale Referenz zur Leistungsoptimierung. Benchmarks, also Vergleichspunkte bzw. die Messlatten, an denen Sie sich orientieren können, finden sich in verschiedenen Bereichen der besten Mitbewerber. Wir haben untersucht, was unter Benchmarking zu verstehen ist und wie es abläuft.
Nicht umsonst nimmt Benchmarking regelmäßig einen Spitzenplatz ein, wenn in Umfragen nach den beliebtesten Managementmethoden gesucht wird. Durch die Bewertung anderer Unternehmen und den zielgerichteten Vergleich mit den besten erhalten Sie Anregungen für das eigene Wirtschaften, um Ihr Unternehmen an die Spitze zu bringen.
Als Ziel des Vergleichs definiert die Fachliteratur einen steten Verbesserungsprozess von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen, Kostenstrukturen oder Ähnlichem und einen konstanten internen Lernprozess.
Vergleichen bringt frische Impulse
Um den Erfolg anderer Unternehmen mit den eigenen Leistungen zu vergleichen, lassen sich beispielsweise Kriterien wie Kosten und Kundenzufriedenheit anlegen. Vergleichen können Sie – sobald der Benchmark-Partner identifiziert ist – nahezu jeden Bereich Ihres Unternehmens: unter anderem die IT-Infrastruktur, die Strategie, die Leistungsfähigkeit oder Qualität, die Produktion, Prozesse oder Produkte beziehungsweise Dienstleistungen.
Vergleichsgrößen schaffen: dem Branchenprimus nacheifern
Während Controlling den Fokus auf das Potential des eigenen Unternehmens legt, ist beim Benchmarking der Blick auf die Stärken und Schwächen anderer gerichtet. Sie können eines oder mehrere Unternehmen für den Vergleich heranziehen. Dabei können Sie sowohl branchenbezogen vorgehen als auch Unternehmen unter die Lupe nehmen, die in anderen Sparten erfolgreich sind. Auch hier hat der Vergleich anhand quantitativer und qualitativer Faktoren großes Potential, Ihnen frische Impulse zu geben.
Infrage kommen kann die Technik zudem, um intern die Unterschiede in der Performance verschiedener Abteilungen zu vergleichen. Trotzdem ist das Wettbewerbs-Benchmarking, also die Suche nach Benchmarks in der eigenen Branche das wohl am häufigsten durchgeführte.
Der Beste gibt den Ton an
Immer ist es der Beste, der mit seiner Leistung als Referenz und Anstoßgeber dient, als Vergleichsmaßstab für eigene Prozesse, Methoden oder Produkte. Dabei gilt das Motto: Kennt die Unternehmensführung seine Mittel, kann er übertroffen werden. Die Leistungsunterschiede zu erkennen, ermöglicht Ihnen, auf Verbesserungspotenzial im eigenen Unternehmen aufmerksam zu werden, also bisher ungeahnte Möglichkeiten zu nutzen.
Hauptziel: Prozesse optimieren
In den meisten Fällen wird Benchmarking von Führungskräften verwendet, um Prozesse bestmöglich zu gestalten, jedoch können die Vorteile der Methode beispielsweise auch für die Preisfindung eingesetzt werden. Zudem hat Benchmarking das Potential, Sie dabei zu unterstützen, die generelle Effizienz zu steigern, das Qualitätsmanagement und die Abläufe der Produktentwicklung zu verbessern oder auch ungenutztes Sparpotential zu erkennen.
Der Ablauf von Benchmarking
Eine beliebte Benchmarking-Methode ist das Fünf-Phasen-Konzept. Seine Umsetzung verspricht per Definition durch den Vergleich von beispielsweise Produkten, Prozessen oder Strukturen anderer Unternehmen einen systematischen und beständigen Prozess der Optimierung. Das vom Deutschen Benchmarking Zentrum entwickelte Konzept gliedert den Kreislauf eines Benchmarking-Projekts in einzelne, sich wiederholende Schritte.
Im Folgenden haben wir die fünf Phasen für Sie zusammengefasst.
Die Vorbereitung – Ziele setzen
Zu Anfang bestimmen Sie das Benchmarking-Objekt, das generell jeder Teil eines Unternehmens sein kann, wer genügend Methodenkompetenz hat, um im Benchmarking-Team vertreten zu sein, und detailliert die zu erreichenden Ziele. Wählen Sie numerische, messbare Größen, damit die Ergebnisse vergleichbar sind.
Die interne Analyse – Daten erheben
Sie analysieren mögliche Benchmarking-Objekte nach definierten Benchmarks und Einflussfaktoren und ebenso die entsprechenden Bereiche Ihres Unternehmens. Dazu empfiehlt sich ein Fragebogen. Ziel ist es – auch durch Austausch mit dem Benchmarking-Partner – herauszuarbeiten, warum und wie dieser das bessere Ergebnis erzielt hat. Generell sollten Sie in dieser Phase darauf achten, dass sich der Aufwand, Informationen zu beschaffen, mit ihrer Menge und Aussagekraft die Waage hält.
Die Vergleichsphase – Daten analysieren
Sie tauschen Informationen mit Ihrem Vergleichspartner, etwa durch einen Fragebogen, stellen Lücken in der Effizienz fest und ergründen die Ursachen für Leistungsunterschiede. Alle Beteiligten profitieren, können ihr Handeln anpassen. Dafür müssen Sie im ersten Schritt Kriterien festlegen, die der Partner zu erfüllen hat. Sind die Ergebnisse vergleichbar? Wie hoch ist das Lernpotential? Nachdem der Benchmarking-Partner identifiziert und kontaktiert ist, legen Sie bei Zusage die zu vergleichenden Inhalte konkret fest. Sobald der Fragenkatalog beantwortet ist, erfolgt der direkte Vergleich der Unternehmen.
Die vierte Phase – Maßnahmen entwickeln
Sie definieren Maßnahmen aus den gewonnenen Erkenntnissen, die Sie zur Realisierung der am Beginn des Benchmarking-Prozesses definierten Ziele befähigen. Nutzen Sie die Expertise in Ihrem Unternehmen, indem Sie die Informationen dort transparent teilen. Entwickeln Sie ein Bewertungsschema unter Beachtung der aktuellen Schlagkraft Ihres Unternehmens und erstellen Sie einen Maßnahmenkatalog, bewertet nach Priorität und Wirtschaftlichkeit.
Zu guter Letzt: Die Umsetzung
Mit der Umsetzung der Maßnahmen entscheidet sich der Erfolg des Benchmarkings. Sie erstellen einen exakten Aktionsplan und beachten dabei alle Details und Verantwortlichkeiten. Für die Umsetzung haben dann die Experten in den einzelnen Abteilungen zu sorgen. Möglicherweise sind Strukturen und Abläufe anzupassen. Da Benchmarking regelmäßig umgesetzt werden sollte, muss der Prozess konstant kontrolliert und analysiert werden.
Benchmarking wiederholt sich stetig
Im besten Fall haben Sie nach diesen Phasen alle Maßnahmen realisiert, die angepeilten Ziele umgesetzt und sowohl Ihr Unternehmen als auch den Benchmarking-Partner in seinen Prozessen gestärkt. Um den erreichten Standard zu halten, hat Benchmarking den Charakter eines Regelkreises. Sobald Sie es für nötig halten, beginnt der Zyklus von vorne.
Fazit: Moderne Führung schließt den Einzelnen ein
Die Herausforderungen für Unternehmen nehmen stetig zu. Um Innovationsfähigkeit und Leistungsfähigkeit zu sichern und weiter zu steigern, bieten sich Managementmethoden wie Benchmarking an. Für Unternehmen zahlt es sich mit steigender Effizienz aus, die Möglichkeiten zeitgemäßer Software für die Unternehmensführung zu nutzen und die Mitarbeiter ins Führungssystem einzubeziehen.
Grundsätzlich sollten Sie Ihre Führungsmethode daran ausrichten, den Einzelnen in einen Dialogprozess mit dem Unternehmen in seiner Gesamtheit zu bringen. Passende Führungssoftware ermöglicht daher unter anderem ein formatiertes Feedback.
