Backward-Planning beugt Fehlern vor: Ziele visualisieren für eine effiziente Umsetzung

05.07.2022 | Blog, Planung

Der Weg folgt dem Ziel: Bei der Planung ein Ergebnis festzulegen, dann vom gewünschten Endpunkt aus die für seine Umsetzung nötigen Ressourcen und Mittel zu definieren, bevor Strategien bzw. Schritte entwickelt werden, um dort hinzugelangen, hat sich in vielen Fällen bewährt. Wir beleuchten, was sich hinter Backward-Planning verbirgt und wie Sie die Methode in Ihrem Unternehmen nutzen können, um Ziele schnell und effektiv zu erreichen.

Unternehmensplanung ist die Basis für zukunftsorientiertes Wirtschaften, da Sie dabei Ziele exakt ausloten und fähig sind, sie sauber umzusetzen, weil Sie quasi auf dem Reißbrett alle erforderlichen Prozesse und Maßnahmen mitsamt ihren Auswirkungen vorwegnehmen.

Beim Backward-Planning, das aus dem Projektmanagement stammt, rollen Sie das Feld von hinten auf, gehen vom gewünschten End-Zustand aus und legen von diesem ausgehend die Etappenziele fest.

Ziele visualisieren und effektiv umsetzen

Der Gedanke hinter Backward-Planning: Sind als Erstes die Ziele mitsamt den passenden Strategien gefunden, lassen sich auch die für die Umsetzung erforderlichen Mittel im vorgegebenen Zeitraum beschaffen. Indem Sie dafür das Ergebnis visualisieren, sind Sie in der Lage, die einzelnen Schritte leichter zu erkennen, die zur Umsetzung führen – und diese zugleich konkreter zu definieren; inklusive passender Zeitfenster, die Sie fürs Erreichen der Zwischenziele benötigen.

Backward-Planning im Detail

Generell lässt sich der Ablauf einer Rückwärtsplanung auf wenige zentrale Punkte herunterbrechen:

Sie definieren das zu erreichende Ziel und notieren dafür relevante Meilensteine.

Im nächsten Schritt legen Sie konkrete Aufgaben fest, um die Etappenziele zu erreichen, wobei Sie von dem Punkt aus starten, an dem das Ziel bereits erreicht ist.

Sie ordnen den einzelnen Arbeitsschritten die benötigte Zeit zu und sollten dabei auch eventuelle Abhängigkeiten von beispielsweise Lieferanten einplanen.

Realistische Zeitvorgaben machen

Sei es in der Fertigung, beim Planen einer Messe oder eines Budgets, Ihrer Produktions- und Materialplanung, aber auch bei anvisierten Umsatzsteigerungen: Bei allen Projekten und Zielen, die zu einem festen Termin erreicht sein sollen, kann Backward-Planning seine Vorteile ausspielen.

Da Sie durch den Abgleich des Ist-Zustands mit den Plan- und Zielvorgaben jederzeit im Bilde sind, welche Voraussetzungen Sie bis wann zu schaffen haben, gelingt es Ihnen, die anstehenden Schritte planmäßig umzusetzen, ergo das Ziel sicher und im vorgegebenen Zeitraum zu erreichen.

Der Tipp: Um dabei realistische Vorgaben machen zu können, sollten Sie für die Realisierung einzelner Teilaufgaben Zeitpuffer unbedingt einplanen.

Etappenziele präzise festlegen

Um rückwärts zu planen, sind Sie gehalten, dass Ziel so klar zu formulieren, als wäre es bereits eingetreten. Dann gilt es, jeden Zwischenschritt zu durchdenken, der nötig ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Vorteil dabei: Die Etappenziele und der benötigte zeitliche Aufwand werden beim Backward-Planning präziser definiert und Sie umgehen durch die Visualisierung häufige Fehlerquellen, da mögliche Hürden schon im Planungsprozess – also bereits lange vor ihrem Auftreten – deutlicher erkennbar sind als beim Vorwärtsplanen.

Planung flexibel anpassen bei Veränderungen

Die strategische Planung ist für Sie als Unternehmer wie ein Kompass, der auch in unruhigem Fahrwasser sicher den Weg zum Erfolg anzeigt, aber kein in Stein gemeißeltes, unverrückbares Vorgehen. Deswegen sollten Sie auch beim Backward-Planning in Projekten jederzeit in der Lage sein, die Planung anzupassen, wenn sich bei der Zeitplanung etwas ändert, etwa durch einen Zuwachs an Aufträgen oder einen Umsatzrückgang.

Um hierbei zielführend zu arbeiten, ist es auch empfehlenswert, die Belegschaft agil und veränderungsbereit zu halten, also umfassend zu beteiligen bzw. einzubinden. Zeitgemäße Führungssoftware gepaart mit einem modernen Planungswerkzeug schafft in diesem Kontext beste Voraussetzungen.

Das Team einbinden

Dabei sollten Sie immer bedenken, dass der unternehmerische Erfolg nicht allein am Engagement der Führungsspitze hängt, sondern auch am Einsatzwillen des gesamten Teams. Ziele können noch so erfolgversprechend klingen, aber auch der Weg dorthin muss tatsächlich gangbar sein.

Um entsprechend gerüstet zu sein, gehören dazu neben einer klaren Kommunikation der nötigen Arbeitsschritte auch Maßnahmen, um die Grundlage für Leistungsbereitschaft und -fähigkeit in der Belegschaft zu schaffen. Diese Punkte sollten Sie konsequent verfolgen und zum dauerhaften Anliegen des Managements machen.

Interne Prozesse aufpolieren

Als Führungskraft kann es für eine erfolgreiche Umsetzung der Planung generell förderlicher sein, eine interne Struktur zu schaffen, in der Probleme automatisch von selbst erkannt und gelöst werden, als im Topmanagement darauf hinzuarbeiten, „von oben“ Herausforderungen zu identifizieren und deren Lösung vorzugeben.

Gelungene Führung bedeutet, bei Entscheidungen die Belegschaft und ihre Interessen im Blick zu halten und Ziele sowie die erforderlichen Schritte zur Umsetzung klar zu kommunizieren. Ein Mitarbeiter, der die Hintergründe seiner Aufgabe kennt, wird diese erfahrungsgemäß gewissenhafter und deutlich engagierter vornehmen.

Motivation im Team steigern

Beim Backward-Planning sind Sie zum einen in der Lage, Ihre Ziele klar und realistisch zu definieren. Außerdem gelingt es Ihnen durch das intensive Durchdenken aller Schritte, die fürs Erreichen der Vorgaben nötig sind, konkrete Maßnahmen zu benennen und anschaulich zu formulieren. Das gibt Ihren Mitarbeiter Orientierung.

Wie nebenbei legen Sie damit ein solides Fundament für konsistente Prozesse im ganzen Unternehmen, erleichtern sich die Unternehmenssteuerung auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten und erhöhen die Führungsqualität, da dem Team für seine Aufgaben ein präziser Leitfaden als Richtschnur für sein Handeln zur Verfügung steht.

Im Ergebnis optimieren Sie mit Backward-Planning die persönliche Identifikation des Einzelnen mit dem Unternehmen als Ganzes. Dies resultiert aus der eindeutig und als gemeinsame Vision vermittelten Vorstellung der Zukunft. Mit der Motivation steigt auch die Leistungsbereitschaft.

Fazit: Software für Unternehmensplanung optimiert Backward-Planning

Strategische Planung von hinten aufzurollen, kann dazu beitragen, dass Sie Ziele schneller und exakt im vorgegebenen Zeitrahmen in die Tat umsetzen. Zentral für eine Unternehmensplanung, die langfristig den Erfolg Ihres Unternehmens sichert und seine Rentabilität steigert, ist der Einsatz systematischer Verfahren, die Informationen zur Unterstützung von Planungsprozessen gewinnen und verarbeiten: Sprich die Verwendung einer modernen Software für Unternehmensplanung.

Entscheiden Sie sich für das richtige Tool haben Sie das Fundament für finanzielles Gleichgewicht gelegt und können bei Abweichungen von Ihrer Planung umgehend reagieren, um Ihr Unternehmen dauerhaft in der Erfolgsspur zu halten.