Jahresabschluss leicht gemacht: Ein Fahrplan für die stressfreie Umsetzung

09.11.2021 | Blog, Führung, Planung

Die Erstellung des Jahresabschlusses verlangt volle Aufmerksamkeit. Fehler können kostspielige Folgen haben. Damit Sie den Abschluss Ihrer Buchhaltung bestmöglich vorbereiten und umsetzen können, sodass die Feststellung der finanziellen Lage Ihres Unternehmens und die Erfolgsbewertung mühelos gelingen, haben wir einige Anregungen zusammengetragen, mit denen Sie dem Jahresabschluss gelassen entgegensehen können.

Das Jahr nähert sich seinem Ende. Dann ist wichtig zu wissen: Jeder Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB), aber auch Personen- und Kapitalgesellschaften haben einen rechnerischen Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres zu erstellen – den Jahresabschluss. Gemäß § 242 HGB besteht dieser aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, je nach Größe und Rechtsform wird ergänzend ein Lagebericht oder Anhang verlangt.

Auch Konzerne sind in der Pflicht, einen Jahresabschluss zu erstellen, für den Einzelabschlüsse vereinheitlicht und zu einem Konzernabschluss verarbeitet werden.

Arbeitsschritte standardisieren

Damit es Ihnen gelingt, den Jahresabschluss bestmöglich und ohne Hektik über die Bühne zu bringen, können standardisierte Prozesse einen verlässlichen Handlungsrahmen stellen und so dazu beitragen, dass alle Beteiligten effektiver arbeiten. Regelmäßige Feedback-Gespräche und eine zeitgemäße Führungsmethode, durch die intern ein einheitliches Vorgehen definiert und transparent kommuniziert wird, schaffen den Nährboden für konstant zielführende Zusammenarbeit und erfolgreiche Prozesse, die unabhängig vom Einzelnen optimal funktionieren.

Führungsstil beeinflusst Ergebnis

Wenn Sie durch Ihren Einfluss als Führungskraft eine positive und konstruktive Kultur der Zusammenarbeit auf technischer und organisatorischer Seite schaffen und jeder durch einen verbindlichen Zeitplan weiß, was er wann zu erledigen hat, können Sie sich – nicht nur beim Jahresabschluss – darauf verlassen, dass alle in Ihrem Team im Sinne des Unternehmensziels an einem Strang ziehen.

Schon bei der Vorbereitung – beim Zusammenstellen aller zur Rechnungslegung nötigen Dokumente – haben Sie dadurch einen Stellhebel, mit dem Sie die reibungslose Erstellung des Jahresabschlusses begünstigen können.

Exakte Buchführung zahlt sich aus

Denn ein weiterer Aspekt, mit dem Sie effektiv den Jahresabschluss vereinfachen, ist, durchgängig für eine vollständige und richtige Buchführung zu sorgen, also bereits während des ganzen Jahres sauber und exakt zu buchen und jeden Beleg mit System dokumentieren und archivieren. Denn dann liefert die Buchhaltung bei der Bestandsaufnahme zum Ende des Jahres umgehend und ohne Zeitverlust das für die Vermögensübersicht benötigte Zahlenmaterial und aufwändige Nachbuchungen, Umgliederungen oder Berichtigungen fallen weg.

Auch wenn das selbstverständlich scheint, werden viel zu oft die für den Jahresabschluss nötigen Unterlagen zu spät zusammengestellt, sodass am Ende des Jahres die Übersicht fehlt. Dem lässt sich leicht vorbeugen, wenn Sie zu jeder Zeit jeden Beleg mit Sorgfalt behandeln, ordentlich ablegen und sämtliche Konten akkurat behandeln.

Stete Vorbereitung spart Stress

Der vielleicht wichtigste Rat: Starten Sie möglichst früh mit den Vorbereitungen und sorgen für die Abstimmung und Überprüfung der Buchhaltung. Sichten Sie am besten regelmäßig alle ihr zugrunde liegenden Belege und Unterlagen, sorgen dafür, dass diese jederzeit verfügbar sind. Dazu zählen unter anderem Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres, alle Steuerunterlagen, sämtliche Monats- beziehungsweise Quartalsauswertungen, Rechnungskopien und Quittungen oder auch die Auswertungen der Lohnkonten.

Auch wäre es hilfreich, wenn der Überblick zu allen Leasing-, Miet- und Pachtverträgen genauso konstant besteht wie gegebenenfalls der Zugriff auf Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag.

Sparpotential durch Unternehmensplanung erkennen

Buchungsbelege nachvollziehbar zu sortieren und zu erfassen, gehört wie die Prüfung aller Forderungen und Verbindlichkeiten oder Abschreibungen zu den wichtigsten Vorbereitungsmaßnahmen, ebenso wie unter anderem die Erfassung sämtlicher Verträge, Ihres Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Inventars. Zur Vorbereitung auf den Jahresabschluss trägt im Übrigen auch eine valide Unternehmensplanung bei. Diese sorgt während des gesamten Jahres dafür, dass Sie den Überblick zu allen Entwicklungen in Ihrem Unternehmen behalten. Darüber hinaus erkennen Sie durch monatliche Soll-Ist-Vergleiche, wo gegebenenfalls Abweichungen, Fehl- oder Falschbuchungen entstanden sind und können diese sofort bereinigen.  

Software senkt Aufwand

Mit einer modernen Planungssoftware und ihren Möglichkeiten zur Prognose und Simulation sind Sie jederzeit in der Lage, vorab zu erkennen, wie sich Veränderungen über die Liquidität bis hin zum Jahresabschluss auswirken und wissen jederzeit, was auf Sie zukommt. So haben Sie eine Entscheidungshilfe im unternehmerischen Alltag und können gezielt Einfluss auf den Jahresabschluss nehmen – indem Sie beispielsweise Investitionen vorziehen, um das Ergebnis  zu senken, was direkt dazu führt, dass die Steuerlast sinkt. Gerade hierbei wirken sich z.B. die seit diesem Jahr neuen Möglichkeiten, Soft- und Hardwareinvestitionen im Anschaffungsjahr komplett abzuschreiben, sehr positiv aus.

Auch größere Unternehmen werden durch eine professionelle Konsolidierungssoftware in allen Phasen auf dem Weg zum Abschluss unterstützt.

Fazit: Grundlage für optimale Arbeitskultur schaffen

Die Erstellung des Jahresabschlusses sorgt in vielen Unternehmen jedes Jahr für Unrast. Dabei lässt sich die Aufgabe mit wenigen Handgriffen umsetzen, wenn ihr konstant die nötige Aufmerksamkeit zukommt – etwa auf Basis einer Buchführung, in der jeder Beleg seinen Platz sofort findet. Zudem erleichtern Sie den Prozess, wenn Sie jeden Einzelnen einbeziehen und alle Aufgaben klar zuteilen. Mit entsprechender Führungsmethode schaffen Sie eine Kultur der Zusammenarbeit, die konstruktiv und zielgerichtet Ihre Vorgaben umsetzt.

Auch hier gibt Ihnen das passende Tool Rückendeckung: Führungssoftware erhöht die Führungsqualität in allen Prozessen und schafft den Rahmen für bestmögliche Strukturen, in denen das Team gemeinsam, und zwar hochmotiviert und zielgerichtet an der Umsetzung Ihrer Vorgaben arbeitet. Ist Ihr Unternehmen kollaborativ optimal aufgestellt, gelingt auch der Jahresabschluss entspannter.