Tabellenkalkulationen als Tool für die Finanzplanung: Eine Lösung, die an ihre Grenzen stößt

17.04.2024 | Blog, Konsolidierung, Planung

In der Welt der Finanzen sind Daten alles. Sie bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen, helfen bei der Planung und sind unerlässlich für das Reporting und die Konsolidierung in Unternehmen. Während Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel seit Jahrzehnten die erste Wahl für die Finanzplanung sind, gewinnen spezialisierte Software-Lösungen wie BPS-ONE von Denzhorn zunehmend an Bedeutung. Denn: Tabellenkalkulationen haben relevante Vor- und Nachteile für die Umsetzung der Finanzplanung; spezialisierte Software-Tools können daher eine effizientere Alternative darstellen.

Die Rolle von Tabellenkalkulationen in der Finanzplanung

Tabellenkalkulationen nehmen in der Finanzplanung eine zentrale Rolle ein und sind aus der modernen Geschäftswelt kaum wegzudenken. Sie dienen als flexible und zugängliche Werkzeuge, die es ermöglichen, eine breite Palette von Finanzdaten effizient zu verarbeiten, zu analysieren und darzustellen. Aufgrund ihrer universellen Verfügbarkeit und der weit verbreiteten Vertrautheit mit Programmen wie Microsoft Excel, sind Tabellenkalkulationen besonders in kleinen bis mittelständischen Unternehmen ein fester Bestandteil des finanziellen Berichtswesens und der Planung. Sie erlauben es den Nutzern, individuelle Lösungen für spezifische Anforderungen zu erstellen, ohne dabei auf komplexe und teure Software-Lösungen zurückgreifen zu müssen.

Vorteile von Tabellenkalkulationen

Einer der größten Vorteile von Tabellenkalkulationen liegt in ihrer Flexibilität. Nutzer können Daten nach ihren individuellen Bedürfnissen formatieren, komplexe Berechnungen durchführen und die Ergebnisse in übersichtlichen Grafiken und Diagrammen visualisieren. Diese Flexibilität macht es möglich, schnell auf Änderungen in der Finanzlandschaft zu reagieren und angepasste Analysen ohne großen Zeitaufwand zu erstellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der einfache Zugang. Die meisten Menschen haben bereits Erfahrungen mit Tabellenkalkulationssoftware gesammelt, sei es im Bildungsbereich oder im beruflichen Kontext. Dies reduziert die Einarbeitungszeit erheblich und erleichtert es neuen Mitarbeitern, sich zügig in die Finanzplanungsprozesse des Unternehmens einzuarbeiten.

Nicht zuletzt sind Tabellenkalkulationen oft eine kostengünstige Lösung für Unternehmen. In vielen Fällen ist die Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware Teil eines größeren Bürosoftwarepakets, was bedeutet, dass keine zusätzlichen Kosten für spezialisierte Finanzsoftware anfallen. Dies kann besonders für kleinere Unternehmen oder Start-ups, die ihr Budget im Auge behalten müssen, ein entscheidender Faktor sein.

Nachteile von Tabellenkalkulationen

Trotz dieser Vorteile gibt es auch signifikante Nachteile. Die Fehleranfälligkeit von Tabellenkalkulationen ist ein häufig diskutiertes Thema. Die manuelle Eingabe von Daten und die Erstellung komplexer Formeln können leicht zu Fehlern führen, die oft schwer zu entdecken sind und gravierende Auswirkungen auf die Finanzplanung haben können.

Ein weiteres Problem ist die Skalierbarkeit bzw. deren Fehlen. Während Tabellenkalkulationen für kleine Datensätze und einfache Analysen gut geeignet sind, stoßen sie bei wachsenden Unternehmensdaten schnell an ihre Grenzen. Dies kann zu Leistungsproblemen führen und die Effizienz der Finanzplanungsprozesse beeinträchtigen.

Ein hohes Gefahrenpotential für die Unternehmen liegt in der extremen  Personenabhängigkeit einer umfangreichen Tabellenkalkulationslösung. Komplexe Lösungen erfordern komplexe Logiken. Diese sind der die Tabelle für die Finanzplanung erstellenden Person bekannt und geläufig. Für Kollegen ist diese Komplexität in der Regel nicht oder fast nicht zu durchschauen. Fällt die erstellende Person, aus welchen Gründen auch immer, aus, dann ist die Einarbeitung von neuen Personen in diese Tabelle fast unmöglich. In Konsequenz bedeutet dies, dass die Auswertungen und somit die Tabellen für Finanzplanung und Reporting mit hohem Aufwand neu erstellt werden müssen oder die Unternehmen über eine längere Zeit auf derartige Übersichten komplett verzichten müssen.

Sicherheitsrisiken stellen einen weiteren kritischen Punkt dar. Die gemeinsame Nutzung von Finanzdateien, insbesondere über E-Mail oder andere unsichere Kanäle, erhöht das Risiko von Datenlecks und unautorisiertem Zugriff. Dies kann nicht nur finanzielle, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutzbestimmungen.

Die Bedeutung spezialisierter Software für die Finanzplanung

Ein Vergleich zwischen Tabellenkalkulationen und spezialisierter Software wirft ein Schlaglicht auf die evolutionäre Entwicklung in der Finanzplanung und -analyse. Während Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel über Jahrzehnte hinweg die Basis für die Erstellung von Finanzberichten, Budgets und Prognosen bildeten, bieten moderne, spezialisierte Softwarelösungen wie BPS-ONE von Denzhorn hingegen einen deutlich erweiterten Funktionsumfang, der auf die spezifischen Bedürfnisse der Finanzplanung zugeschnitten ist. Die Lösungen bieten maßgeschneiderte Funktionen, die speziell für die Anforderungen der Finanzplanung und -analyse entwickelt wurden. Durch die Integration von Reporting, Planung und Konsolidierung in einer einzigen Plattform ermöglichen sie eine nahtlose und effiziente Finanzverwaltung.

Erweiterte Automatisierung und Datenintegration

Ein zentraler Vorteil spezialisierter Software gegenüber Tabellenkalkulationen ist vor allem die Automatisierung von Datenerfassungs- und Verarbeitungsprozessen. Während in Tabellenkalkulationen Daten häufig manuell eingegeben oder über umständliche Importfunktionen eingefügt werden müssen, ermöglichen spezialisierte Lösungen eine direkte Integration von Datenquellen. Dies führt zu einer signifikanten Reduktion von Fehlern und spart wertvolle Zeit, die stattdessen für die Analyse und strategische Planung genutzt werden kann.

Verbesserte Skalierbarkeit und Leistung

Die Fähigkeit, mit dem Wachstum eines Unternehmens zu skalieren, ist eine weitere Stärke spezialisierter Finanzsoftware. Während Tabellenkalkulationen bei umfangreichen Datensätzen oder komplexen Berechnungen an ihre Grenzen stoßen können, sind Lösungen wie BPS-ONE speziell dafür entwickelt, auch mit großen Datenmengen und komplexen Organisationsstrukturen effizient umzugehen. Dies gewährleistet eine konsistente Leistung und Zuverlässigkeit auch in anspruchsvollen Finanzumgebungen.

Fortschrittliche Sicherheitsfeatures

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist die Sicherheit der Finanzdaten. Spezialisierte Softwarelösungen bieten fortgeschrittene Sicherheitsmechanismen, wie Benutzerrechteverwaltung, Datenverschlüsselung und sichere Datenübertragung, die weit über die Möglichkeiten von Tabellenkalkulationen hinausgehen. Dies ist besonders relevant in Zeiten zunehmender Cyberbedrohungen und strengerer Datenschutzvorschriften. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre sensiblen Finanzinformationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Tiefere Einblicke und bessere Entscheidungsgrundlagen

Durch die Verwendung spezialisierter Software erhalten Finanzteams nicht nur Werkzeuge zur Datenverwaltung, sondern auch zur tiefgehenden Analyse. Features wie Szenario-Modellierung, Prognoseerstellung und Performance-Tracking ermöglichen es, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen, die in ihrer analytischen Kapazität begrenzt sind, bieten diese Systeme Einblicke in Echtzeit und unterstützen eine datengesteuerte Unternehmensführung.

Zusammenfassung

Insgesamt bietet der Vergleich zwischen Tabellenkalkulationen und spezialisierter Software ein klares Bild: Während Tabellenkalkulationen für einfache Anwendungen und kleinere Unternehmen weiterhin ihren Platz haben, sind spezialisierte Lösungen für eine effektive, zukunftsorientierte Finanzplanung und -analyse unverzichtbar. Durch die Kombination von Automatisierung, erweiterter Datenintegration, Skalierbarkeit, Sicherheit und analytischer Tiefe helfen sie Unternehmen, nicht nur ihre Finanzprozesse zu optimieren, sondern auch strategische Ziele effizienter und sicherer zu erreichen. Daher bieten sie einen deutlichen Mehrwert gegenüber Umsetzungen mit Tabellenkalkulationen.