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Mit Personalcontrolling auf Erfolgskurs: auf jede Veränderung in HR vorbereitet
Personalcontrolling beeinflusst den Erfolg Ihres Unternehmens, trägt zu einer effizienten Steuerung bei, steigert die Planungssicherheit bei Personalveränderungen. Unter anderem haben Sie so immer den Überblick über die Entwicklung der Personalkosten. Wir haben die Effekte von Personalcontrolling genauer betrachtet und untersucht, welche Rolle Software bei der Personalplanung spielt. Bei sauberer Umsetzung gelingt es, die Folgen jeder Veränderung in HR frühzeitig einzuordnen und die Entwicklung gezielt zu lenken.
In immer mehr Unternehmen bewährt sich Personalcontrolling als unverzichtbarer Teil der Unternehmensführung. Die Lohn- und Lohnnebenkosten sind immerhin ein nicht zu unterschätzender Faktor. Daher kann der Blick auf die Effizienz des Personals, inwiefern es seinen Beitrag im Produktionsprozess auf dem Weg zu den gesteckten Zielen leistet, für Sie wertvolle Erkenntnisse liefern.
Fehlentscheidungen vermeiden
Personalcontrolling als integraler Bestandteil der Unternehmensführung und Planung macht den Blick frei für mögliche Chancen und eventuell damit verbundene Gefahren, für Wege, Probleme von vorneherein zu vermeiden. Es lenkt den Fokus auf erfolgversprechende Alternativen bei riskanten Entscheidungen. Der Personal-Controller trägt fraglos einen entscheidenden Teil dazu bei, Fehlentscheidungen zu vermeiden, die in HR in aller Regel nicht kurzfristig zu korrigieren wären und meist teuer sind.
Der Tipp: Um ein strategisches Personalcontrolling zu etablieren, sollten Sie die Personalplanung mit der strategischen Unternehmensplanung abstimmen
Planungssicherheit steigern
Dabei geht es beim Personalcontrolling nicht darum, die Zahl der benötigten Stellen bzw. Mitarbeiter zu senken, sondern vielmehr darum, das Arbeitsklima, die Leistungsbereitschaft ebenso zu optimieren wie den Führungsstil. Beispielsweise weil durch eine bessere Übersicht der Kosten, ihren Aufbau und ihre künftige Entwicklung, die Planungssicherheit und Flexibilität gleichermaßen steigen und das den Bereich HR und jeden Mitarbeiter beeinflusst.
Entscheidungen absichern
Personalcontrolling gilt daher vielerorts als zentrales Instrument, um die Personalwirtschaft zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Mit personalbezogenen Daten und Kennzahlen erhalten Sie eine Grundlage für anstehende Entscheidungen, sowohl personalrelevante als auch zur Umsetzung Ihrer strategischen Unternehmensziele.
Zudem sind Sie durch den Einsatz von Personalcontrolling in der Lage, alle Auswirkungen, ob positiv oder negativ, die sich in der Folge ergeben, vorab genau zu analysieren und gegebenenfalls steuernd einzugreifen. Ein Beispiel sind genehmigungspflichtige Überstunden.
Instrumente für das Personalcontrolling
Personalcontrolling ermöglicht Ihnen, die Entwicklungen im Personalbereich frühzeitig einschätzen zu können, den Überblick darüber zu bekommen, welchen Beitrag HR zum Erreichen der Unternehmensziele liefert. Und Sie haben immer aktuelle Daten für die Unternehmenssteuerung.
So gelingt es Ihnen leichter, die unternehmerische Ressource Personal bestmöglich einzusetzen und Entwicklungen auf dem Weg zum Unternehmensziel zu beeinflussen; sprich ein genaues Vorgehen zu definieren und die jeweiligen Schritte mitsamt ihren Auswirkungen bei der Umsetzung plan- und einschätzbar zu machen. Wie das allgemeine Controlling greift auch das Personalmanagement dafür auf die klassischen Werkzeuge eines Controllers zurück – beispielsweise Kennzahlensysteme, Vergleiche und Benchmarks, Balanced Scorecard oder die SWOT-Analyse und Szenariotechniken.
Anders als das unternehmensweite Controlling liegt der Fokus auf HR. Um etwa personalrelevante Entscheidungen vorzubereiten beziehungsweise zu überwachen, werden die Werkzeuge an die Gegebenheiten im Personalbereich angepasst.
Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings
Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung definiert Personalcontrolling als „die Teilfunktion des Personalmanagements, die ein optimales Verhältnis von personalbezogenem Aufwand zu personalbezogenem Ertrag überwacht und die wirtschaftliche Entwicklung berücksichtigt.“
Demnach gehört es unter anderem zu den Aufgaben und Zielen des Personalcontrollings:
- die Unternehmensführung zu informieren und für Sie die Daten zu sammeln, um strategische Entscheidungen abzusichern,
- die Transparenz über die Kosten der Personalarbeit herzustellen und Personalprozesse zu beschreiben,
- die Entwicklungen im Personalwesen als Teilbereich der Unternehmensplanung zu koordinieren und abzustimmen und dabei die Ergebnisse zu integrieren,
- ein umfassendes Überwachungssystem bereitzustellen, damit Sie zum einen früh steuernd eingreifen und zudem stets durch Kennzahlen die weitere Entwicklung kontrollieren können
- und nicht zuletzt den Informationsfluss im Unternehmen lebendig zu halten.
Software optimiert Mitarbeiterplanung
Um das Personalcontrolling adäquat und umfassend für jede Hierarchie-Ebene umzusetzen, sollten Sie die Möglichkeiten moderner Software nutzen, die Planung und Vergleiche von Soll/Ist sowie Ist/Ist ermöglicht und zudem Abweichungsanalysen und Prognosen bzw. Forecast und Simulationen abdeckt.
Eine Personalplanung nach Mitarbeitern, Kostenstellen und Lohnarten gelingt mit dem passenden Personalsystem ebenso mühelos wie die automatische Berechnung der Sozialabgaben nach gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung der Beitragsbemessungsgrenzen und Simulationen unterschiedlicher Tarifveränderungen durchgängig in Ergebnis und Liquidität.
Personalkosten im Blick behalten
So behalten Sie stets die Entwicklung der Personalkosten im Blick. Mit der passenden Lösung ist es ein Leichtes, die Kosten eines oder mehrerer Mitarbeiter über frei definierbare Zeiträume und differenziert nach Sparten und Geschäftsbereichen detailliert zu berechnen und auszugeben.
Der Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihr integriertes Personalsystem die Kosten nach einzelnen Mitarbeitern planen kann und eine Verdichtung zu Abteilungen und Kostenstellen ermöglicht.
Fazit: Personalsystem verschafft Wettbewerbsvorsprung
In den meisten Unternehmen sind die Planungsprozesse insgesamt auf hohem Stand. Und dennoch wird immer noch viel zu oft auf eine dezidierte Anwendung zur Unternehmensplanung verzichtet, die Unternehmen mehr Spielraum verschafft und Entscheidungen schneller und sicherer macht. Mit einem integrierten und anpassungsfähigen Planungssystem lassen sich Teilpläne wie Vertriebsplan und Personalplan zusammenführen.
Ein passendes Personalsystem, etwa als ergänzendes Modul zur Software für Unternehmensplanung, über welches das Personalcontrolling einzelner Bereiche und des Gesamtunternehmens erfolgt, ermöglicht Ihnen zeitgemäßes Personalcontrolling. Sie verschaffen sich einen Vorsprung im Wettbewerb, wenn das Modul in Verbindung mit dem Erfolgs- und Finanzsystem alle Auswirkungen von veränderten Rahmenbedingungen wie Tarifanpassungen offenlegt, können etwa Neueinstellungen planen, simulieren und prognostizieren.
