ERP-Systeme: Betriebliche Ressourcenplanung effizient gestalten

Alle Ressourcen im Blick

Aus der modernen Unternehmenswelt sind ERP-Systeme nicht mehr wegzudenken. Was mit der simplen Planung von Herstellungsmaterial begann, sind heute hochkomplexe, digitale Systeme, die sich der zunehmenden Digitalisierung und Geschwindigkeit perfekt angepasst haben. Denn Ressourcen zu planen, bedeutet heute nicht mehr nur Produktionsmaterialien rechtzeitig und ausreichend parat zu haben, sondern auch Personal, Kapital und weitere Betriebsmittel im Blick zu behalten und optimal einzusetzen. Was ERP-Systeme genau sind, was sie können und wie andere Unternehmenssoftware sie ergänzt, darum geht es in diesem Beitrag.

ERP – Definition und Geschichte

ERP steht für Enterprise Resource Planning, was sich mit Ressourcenplanung von Unternehmen übersetzen lässt. In seiner Funktion unterstützt ERP sämtliche Geschäftsprozesse, die in einem Betrieb ablaufen. Das gilt für die Planung und Koordination der Materialwirtschaft, der Produktion, des Vertriebs, des Rechnungs- und Personalwesens, der CRM sowie aller weiteren Unternehmensbereiche.

Hervorgegangen sind ERP-Systeme aus Programmen, die ursprünglich nur der Regelung der Produktion dienten. In den 60er Jahren begannen Unternehmen, die Materialbedarfsplanung durch IT zu erleichtern. Stand MRP zunächst nur für Material Requirements Planning, wurde daraus bald Manufacturing Resource Planning, als sich der Funktionsumfang der Software erweiterte. Betriebe steuerten damit nun die gesamte Produktion. Im Laufe der Jahrzehnte fanden auch andere Bereiche ihren Eingang in die Planungssoftware, und die ERP-Systeme, wie wir sie heute kennen, entstanden.

Was sind ERP-Systeme?

Wenn die Rede von ERP-Systemen ist, sind in aller Regel Softwarelösungen gemeint, die Unternehmen verschiedenster Art bei ihren firmeninternen Arbeitsabläufen unterstützen. ERP-Systeme helfen, Prozesse zu bündeln, strukturieren sowie automatisieren und, wie der Name bereits verrät, Ressourcen zu planen. Gute Programme bilden die Unternehmensstrukturen ab und sind modular aufgebaut, sodass sie sich auf die Größe und die Branche des Betriebs anpassen lassen.

Mit einem ERP-System planen Sie all Ihre Ressourcen über Abteilungsgrenzen hinaus – von der Buchhaltung und dem Einkauf, über die Logistik und Produktion, bis hin zu den Mitarbeitern. Sie können Prozesse automatisieren und erhalten in Echtzeit einen Überblick über Ihren gesamten Betrieb.

Und wie funktionieren ERP-Systeme?

Grundlage ist eine gemeinsame Datenbasis. Alle Module von ERP-Systemen greifen auf eine zentrale Datenbank zu, die jeder Beteiligte jederzeit aktualisieren kann oder die bei bestimmten Handlungen automatisch aktualisiert wird. Anstatt also große Datenmengen mühselig von einem Unternehmensbereich in den nächsten zu exportieren, stehen den einzelnen Abteilungen sämtliche Informationen mit nur einem Klick zur Verfügung. Daten müssen so nicht mehrmals eingegeben werden, was den Arbeitsaufwand und Fehlerquellen minimiert.

Zum Vergleich darf oft das Cockpit eines Jumbojets herhalten. Alle relevanten und letztlich überlebensnotwendigen (Unternehmens-)Informationen sind zentral abgebildet und stehen dem Piloten respektive dem Management direkt zur Verfügung. Er beziehungsweise es hat den Überblick und kann, wenn nötig, direkt eingreifen und Prozesse regulieren.

Welche ERP-Systeme gibt es überhaupt?

Wenn Sie sich entscheiden, ein ERP-System in Ihr Unternehmen zu integrieren, sollten Sie folgende Unterscheidungskriterien berücksichtigen:

Größe Ihres Unternehmens
wie viele Nutzer sollen darauf zugreifen
Schnittstellen zu weiterer Unternehmenssoftware
Ihre Branche, z. B. Forschung, Fertigung oder Gastronomie
Reichweite, also ob nur unternehmensintern oder auch -extern
Funktionsumfang, z. B. welche Unternehmensbereiche abgedeckt sein sollen
Technologien, die Ihr Unternehmen nutzt, z. B. das Betriebssystem und Server

Mittlerweile gibt es zahlreiche ERP-Systeme. Zu den bekanntesten zählen die Anbieter SAP, Oracle, Microsoft und Sage. Ob Sie sich für einen großen Markennamen oder einen der zahllosen kleineren Anbieter entscheiden, liegt bei Ihnen. Wichtig ist, dass das ERP-System zu Ihrem Unternehmen, zum gewünschten Zweck und vor allem in Ihr Budget passt. Die verschiedenen Branchen und die unterschiedlichen Strukturierungen einzelner Betriebe erfordern eine intensive Anpassung, vor allem für große Konzerne. Kleine und mittelständische Unternehmen halten nach guten Paketlösungen Ausschau.

Unter anderem diese Unternehmensbereiche erfassen ERP-Systeme:

Controlling
Dokumentenmanagement
Fertigung
Finanz- und Rechnungswesen
Marketing
Materialwirtschaft
Onlinehandel
Personalwesen
Projektmanagement
Qualitätsmanagement
Vertrieb
Warenbeschaffung

Mittlerweile gibt es einen klaren Trend hin zu web- und/oder cloudbasierten ERP-Systemen. Diese besitzen den Vorteil, dass Anwender jederzeit und überall unabhängig von ihrem aktuellen Standort oder dem Gerät auf die Daten zugreifen können. Cloudbasierte ERP-Systeme sind zudem flexibel in ihrer Modularität und bieten mitunter stark personalisierbare Abomodelle, sodass Sie sie exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden können. Wenn Sie externe Nutzer zulassen, können Sie zum Beispiel über einen Webbrowser Zulieferer autonom Termine für den Wareneingang einstellen und Kunden ihre Daten verwalten lassen.

Die Vorteile von ERP-Systemen:

Warum ERP-Systeme wichtig sind

Im vorangegangenen Text sind die Vorteile schon einige Male angeklungen: Voll integrierte ERP-Systeme vernetzen Ihr gesamtes Unternehmen, lösen komplizierte und doppelt ausgeführte Arbeitsschritte auf, ermöglichen einen allumfassenden Gesamtüberblick über die Ressourcen und beschleunigen dank Automatisierung den gesamten Betriebsablauf. Saubere Daten, die unternehmensweit in Echtzeit zur Verfügung stehen, sind in der heutigen Zeit ein wertvolles Gut für jedes Unternehmen.

Das bedeutet im Kern deutlich mehr Agilität und Flexibilität für Ihren Betrieb. ERP-Systeme erhalten Ihre Wettbewerbsfähigkeit, indem Sie Ihnen die Möglichkeit geben, auf die Bedürfnisse des Marktes und Ihres Unternehmens zeitnah zu reagieren. Abteilungen arbeiten leichter und effizienter zusammen, und Sie haben die Geschäftsentwicklung immer im Blick. Wenn Sie merken, dass Insellösungen in Ihrem Unternehmen zu jeder Menge Aufwand führen, sollten Sie ERP-Systeme definitiv in Betracht ziehen.

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Die Unterschiede zu anderer Unternehmenssoftware

ERP-Systeme sind eine Unterkategorie der Unternehmenssoftware und auf den ersten Blick leicht mit anderen IT-Lösungen zu verwechseln. Unterschiede werden deutlich, wenn wir uns die Unternehmensführung und -planung genauer ansehen und wie ERP-Systeme sowie weitere Programme gemeinsam in diesem Rahmen agieren.

IT-Lösung	ERP-Systeme	Enterprise Management Software (EMS)
Prozess	Für operative Vorgänge im Unternehmen	Für strategische Vorgänge im Unternehmen
Funktionen	überwacht, protokolliert und steuert Ressourcen und Finanzfluss stellt Echtzeitschnittstelle zwischen einzelnen Unternehmensbereichen dar fungiert mitunter auch als Schnittstelle zu Kunden und Lieferanten dient dem Überblick und der Reglementierung vom Geschäftsgeschehen	analysiert Daten – nicht nur interne vom Unternehmen, sondern auch externe, etwa Markt, Wettbewerb und Kunden für Planung, Forecasting, SWOT-Analyse, und Reporting zum Erkennen von Chancen und Risiken dient als Basis für die strategische Entscheidungsfindung

ERP-Systeme liefern die Datenbasis, auf deren Grundlage Zukunftsbetrachtungen mittels Unternehmensplanungssoftware wie BPS-ONE® möglich sind. Mit ERP-Systemen sammeln und verwalten Sie Ist-Daten. Die Auswertung und Analyse liegt wiederum bei EMS, die eine integrierte Planungsrechnung für GuV, Bilanz, Liquidität und Cashflow besitzt. So vergleichen Sie den Soll-Ist-Zustand, stellen Prognosen auf und führen Simulationsrechnungen auf der Basis von ERP-Daten durch.

Unternehmensführungssoftware wie VISION.IC und modulare Unternehmensplanungssoftware (EMS) wie BPS-ONE® sind eine perfekte Ergänzung zu ERP-Systemen. Zusätzlich zur Ressourcenverwaltung und der engen Verknüpfung einzelner Unternehmensbereiche erhalten Sie durch Managementsoftware umfangreiche Tools zur Analyse, die Zusammenhänge offenlegen und auf Defizite sowie Chancen hindeuten. Denn um den bestmöglichen Weg für Ihr Unternehmen einzuschlagen, brauchen Sie zunächst eine optimale strategische Ausrichtung – und für diese die entsprechenden Daten sowie deren Interpretation.

Auch wenn Excel noch immer ein beliebtes Programm für die Datenverwaltung ist, erreichen Sie damit niemals die Quantität und Qualität an Analyse wie mit darauf zugeschnittener Unternehmenssoftware. Letztere bietet Schnittstellen zu gängigen IT-Lösungen, darunter auch ERP-Systeme, und ist in der Regel umfangreich personalisierbar. Dashboards und Filter erleichtern das Reporting, und mehrere Nutzer können zeitgleich darin arbeiten. Sie unterstützen die Unternehmensplanung auf kurze und lange Sicht enorm.

Wenn Sie sich zu unserer Unternehmenssoftware und der Vernetzung mit Ihrem ERP-System beraten lassen möchten, steht Ihnen unser Expertenteam gern zur Verfügung – kontaktieren Sie uns einfach!